不要让办公室成为你的效率杀手

December 03, 2013 团队协作 高效 效率

上个月在北京的时候去拜访了一下天放课程格子有两项措施我特别喜欢,一个是 productivity city,如上图,是在办公室里隔出来的非常独立的一个小房间,里面不准说话,手机必须静音,同时这个房间不能超过三个人。天放介绍了一下这个是给团队成员需要专注工作时提供的一个特殊场所。另一点是天放给所以员工提供了住房补贴,鼓励团队的人住在公司边上,这样就可以不用浪费时间在交通上,以一个饱满的状态进入工作状态。

我之所以喜欢远程工作,正是因为能让我独处专注地工作和不用花时间在交通上,工作更高效,这也是我为什么认为办公室很容易成为效率杀手的原因。而这两项措施非常聪明,在我看来正是在减少办公室的副作用,最大化办公室的正向作用。

其实不管是远程办公还是本地办公,最终的诉求都是要更高效的工作,提供更好的工作成果。但是,怎样才算是更高效,更好的工作成果?最直觉的评判是,像我们做 Consulting 的时候按照时薪计费,看 Terry 的 「我如何把薪水从 50 人民币/天提升到 100 美元/小时的」 系列文章,那么,是否是我们在一个小时内有更多的产出就是高效? 如果是体力工作者,可以说是对的,比如富士康车间,一个工人生产出了更多的机器就可以认为是更高效。但是对于脑力工作者…. 这不科学啊,因为除了数量还有质量,同样是我们,不能说是写了更多行的代码就是更高效,也不能说是完成了更多个功能就是更高效,抑或其他。所以,只能依赖一些不靠谱的可以量化的数据,比如在办公室呆了多久。但是,有一点每个人都会知道的是,办公室是不是你工作效率最高的地方?停下来仔细想想,我相信很多人会说不是,比如很多工程师在夜深人静时,编码如泉涌,两三个小时做的事会等于或者超过白天在办公室的八个小时。所以,如何提高在办公室的工作效率,如何科学使用办公室资源,是一个很值得团队思考的问题。

在我看来,办公室得到的是沟通效率,失去的是工作效率。

沟通分很多方式,除了语言,还有肢体的、表情的、眼神的交流,所以当大家在一起的时候,沟通会更高效,但是却不能滥用。作为一个多年的远程工作者,只有两件事情是我觉得非常希望大家是在一起面对面沟通的,第一种是在大方向选择如何前进时的沟通,因为需要统一思想,用最小的时间达成一致,第二种是需要结对找问题的时候,大家对着一块屏幕直接交流,在一起能省不少口舌和时间。其他情况,真不是那么重要,反而一不小心会坏事。比如当我跟团队一起在办公室的时候,有时有什么事情就不经大脑思考地立刻提出来:“Terry 啊, 你看这个事情 @!@¥#%&¥!@#¥%*&”,Terry 会茫然的抬起头看着我,然后心不在焉地回了几句,一来一回过段时间才进入真正地沟通状态。既粗暴地打断了正在专心做事的同事,同时也因为没想清楚要讨论的事情导致了沟通延长。所以,我们团队会不断地提醒自己,如果要沟通,一定要多想一步甚至几步,想清楚后再找人,这样才能最高效。我在运营 Fengche.co 时接触过不少用户,认为大家都在一个办公室,有什么事情拍拍肩膀直接说就够了,这样最高效。其实很不高效,一定要想清楚,这个事情是不是既紧急又重要,如果不是,那么用其他方式如文本、聊天室会更好。

开会是另一个需要非常注意的沟通。正如 「小团队如何高效协作」 的留言里 greatghoul 所说,有些老板无法自拔地喜欢开会。开会是很容易上瘾的,非常有存在感,所以我们一定要明确开会的目的,然后严格控制时间。不然一不小心本来半个小时的会就开成了一个小时两个小时,不要以为只增加了一个多小时大不了,如果是 5 个人参加那可是将近 8 个小时,10 个人参加那可是将近 2 个工作日,心。而且,之后会开始雪球效应,每件要做的事情都会因此拖延,真的是牵一发而动全身。所以现在我们团队一起开会时我都会掐表,每个人都限制说话的时间。比如 Strikingly 团队甚至 Joyce 会在外面看着时间做提醒,很值得学习。除了控制时间之外,还需要做到不让不必要的人参加不必要的会。我记得我们在做 Present.ly 的时候,有时团队会在开会时讨论一些细节实现,然后我就悲剧了,因为跟我没什么关系,但是我还是得在席,消磨时间。这些明显应该私下继续交流,而不是浪费大家的时间。另外一点,可能很多团队没怎么注意的是,开会的时间也很重要,根据团队的工作习惯选择合适的开会时间,防止因为开会时间把工作时间划分成碎片,也会导致效率低下。我们在尝试了不同的时间段后,目前中饭过后是最适合我们做每天状态更新会议的时间。

沟通之外,还得把结果沉淀,防止二次沟通、三次沟通,抑或避免换了做事人后所有都要重新沟通一遍。做为没有秘书的小团队,一定不要忽略这点。所以这也正是我们会尽量在 Fengche.co 里讨论的原因,自然沉淀。在 Roy 9 月份加入团队的时候,要做事时他在 Fengche.co 里就能看到我们之前的设计思路和讨论,节省了我们大量时间。

一旦大家养成良好的沟通习惯后,就可以考虑工作效率了。说办公室是天然的工作效率杀手一点都不夸张。要高效地工作,不简单又简单,无非是做到三点,

  1. 专注地
  2. 用正确的方法
  3. 做正确的事情

如何专注地?如果大家数数看在工作时每天被人打断多少次,比如身边走过的同事,比如同事直接的说话交流,比如不必要的被沟通,绝对会吓你一跳。所以你会看到,很多人工作的时候喜欢带个耳机,开着音乐,就是要给自己创造一个隔离的环境,避免工作时被外界打扰。当然,我还见过更有意思的时,有些团队在办公室工作时是很少走动很少交流的,也就只是在吃饭时才会让你感觉到你是在公司和大家一起上班,其实都是一样的目的。所以,有条件的建议大家学学课程格子开辟个高产室,XD。

用正确的方法。我们见识过不少的团队非常专注的在做事,但是却用了错误的方法,结果只能是事倍功半,非常不划算。比如,一些团队在用 Excel 管理项目和跟踪进度,每天在 QQ 上传来传去,好一点的即使用 Google Spreadsheet 也是大家不时地去刷新看看有没有新的变化,这些都是不正确的方法,显然用高效项目管理工具如 Fengche.co 会节省大量的时间来做正确的事。

做正确的事情。首先要让合适的人去做合适的事,显然让我去做视觉设计就不是在做正确的事。另外,正确的事情一般是跟时间有关,需要大家都清楚现在的目标是什么,什么是最高优先级的任务,大家各自的状态是什么,管理方式是否合理,而这些正是 Fengche.co 的巨大价值,随时让大家保持在一个节奏上,让合适的资源在正确的时间能立刻去做最适合的事。

如果你在团队高效协作上有什么经验,欢迎留言分享给大家,或者加我 Skype 或者 Weibo 聊聊。如果你觉得团队目前效率不够高,不妨试试推行我上面提的几点方式,试试 Fengche.co,它不一定是你看上去最简单的,但肯定是最适合小团队的高效协作工具。

Yedingding

关于我

技术创业者,系统架构师,GrowingIO 联合创始人,Teahour 主播。

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